工程部档案管理范文第1篇关键词档案管理重点工程角色定位新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的下面是小编为大家整理的2023年度工程部档案管理【五篇】【精选推荐】,供大家参考。
工程部档案管理范文第1篇
关键词 档案管理 重点工程 角色定位
新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……
江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。
一、制度化管理的推动者
制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。
《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。
二、程序化管理的坚持者
工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。
三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优
化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
工程部档案管理范文第2篇
（山西省太原市太钢工程管理部，太原 030003）
（Taiyuan Taigang Engineering Management Department，Taiyuan 030003，China）
摘要：
工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长，这就要求在工程项目建设过程中，要高度重视档案的管理工作，健全机制，提前介入，及时跟踪，收集完整，提高档案归档率、完整率和准确率三项指标，为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。
Abstract：
The engineering archives cover a wide scope， lots of content and long period. This requests great attention to the management of archives work in the process of project construction：
mechanism improvement， early intervention， timely tracking， complete collection， to improve the filing rate， complete rate and accuracy rate， so as to be beneficial for the sustainable development of the production and operation of the enterprise.
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关键词 ：
工程项目档案；
“三率”；
措施
Key words：
engineering archive；
"three rates"；
measures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02
作者简介：陈贵娥（1966-），女，山西灵丘人，馆员，1997年毕业于山西电大档案学专业，研究方向为档案管理。
0 引言
随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。
1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；
完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；
准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。
2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证
归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；
二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；
三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。
4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证
①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
5 实例分析
太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元，建设工期30.5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。
6 结论
总之，档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。
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参考文献：
[1]许安泰，刘秀凤.重点工程项目档案的管理[J].城建档案，2009（12）.
工程部档案管理范文第3篇
建设工程项目档案管理是工程项目建设的有机组成部分。建设工程项目档案直接反映了建设工程项目质量，其与工程使用和管理有着十分紧密地联系，工程的使用和管理始终离不开档案的支持；
建设工程项目档案不仅对本身工程有着指导利用的作用，而且对其他同类工程的设计建设也有着重要的参考借鉴作用；
建设工程项目档案得到重复多次利用，是建设工程项目档案活力和价值的体现；
建设工程项目档案管理是建设工程质量控制的重要环节，其重要性更不言而喻。
二、提高建设工程项目档案管理水平的有效途径
（一）加强政策宣传
要做好项目工程档案管理工作，离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建设工程项目档案的收集过程中，要注重运用规范、科学的技术手段，通过多方式、多渠道、多层次地宣传档案法律法规以及其重要性，积极主动的开展档案宣传工作，使广大工作人员真正认识到做好建设工程项目档案工作的重要意义，真正了解各自应尽的职责和义务。
（二）提高队伍素质，增强责任意识
“工欲善其事，必先利其器”，学习能提高个人素质，提升我们的道德素养，进而不断提高自身解决工作实际问题的能力。无论专、兼职档案管理人员，都必须要做到：加强档案工作职业道德建设，自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识，从思想上真正热爱档案工作；
加强工作作风建设，努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识，增强工作的责任感和使命感；
树立终身学习、终身受教的思想观念，做到培训与自学相结合，要向领导、向同事学习，学习他们好的工作方法和工作经验；
学习、掌握、精通档案工作所需要的各项基本技能；
加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案管理专业部门和人员要进一步明确职责范围,树立服务意识，加强业务学习。从自身做起，爱岗敬业，按制度办事，用规范工作，从源头上把好档案质量关。维护档案的完整性、准确性、规范性、严谨性、安全性，提高档案的可利用性。
（三）加强组织领导，完善制度建设
加强组织领导，坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、建立等各参建单位都纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，明确分管领导、责任部门和工作人员，对本系统的档案管理工作履行监督、检查和指导的职责。以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务，从而理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的管系，明确职责。完善制度建设，建立健全档案管理以及建设工程项目档案归档等的各项工作制度，将制度细化到每项工作的标准程序中去，确保档案管理工作有章可循、有法可依，达到规范化管理目标。制定《建设工程项目档案管理办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》、《档案查阅暂行规定》、《档案归档制度》、《归档范围、分类方案及保管期限表》、《档案分类编号规定》、《档案修改补充制度》、《档案检索及机房管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定与销毁制度》、《电子档案管理制度》、《档案管理考核办法（暂行）》等一系列规章制度。从档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、销毁以及安全保密等工作的各个环节，均建立健全完善的制度及有效的措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任制中进行考核，进一步规范、细化档案管理工作，使依法治档工作纳入法制化的管理轨道。
三、加强建设工程项目档案管理的新举措
（一）强化责任考核，加强跟踪指导
建立档案目标管理考核机制，把档案管理工作纳入综合考核范畴。结合竞赛、达标、创优、评先等活动，强化考核激励。在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识，推行档案工作责任制管理。跟踪指导是档案部门在收集工程项目档案时掌握第一手资料的必要条件,也是使竣工资料达到规范化的重要手段。工程档案产生贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度工程进度计划内容，制定出相应的跟踪指导计划,在工程项目施工开始就派专业技术人员进行跟踪指导,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案的有效控制。对不按规定执行的单位，工程竣工验收备案后逾期不交档案的单位，及时提出书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予适当的经济处罚，严重的实行责任追究制。
（二）加强岗位技能培训，提高人员业务水平
与工程建设相关的设计、监理、承包、施工单位多数人员对工程档案重要性认识不到位，并且缺乏系统的档案工作业务技能，因此，加强对这些人员的培训是十分重要的。具体可以通过多种渠道、采用多种方式，对参建单位的档案人员进行专业的建设工程项目档案业务培训，介绍档案管理工作相关的法律法规以及各项管理制度，对建设工程项目档案的收集范围、整编要求、移交时间和竣工档案验收的基本要求进行专业系统的培训指导。这样，各参建单位档案管理人员在增强档案管理意识的同时，也可以提高档案管理工作水平，为工程档案收集齐全、规范整理、安全保管和有效利用发挥了重要的作用。
（三）成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组
建设工程项目档案的形成贯穿于项目立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用全过程,档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,其中涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件，要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由规划部门、工程部门、财务部门、档案部门、设计单位、施工单位、监理等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。
（四）提高建设工程项目档案管理信息化水平
工程部档案管理范文第4篇
关键词：高校基建档案；
档案管理；
问题；
对策
随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。
一、高校基建档案管理工作的特点
在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。
三、提高高校基建档案管理工作的策略
（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；
工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。
综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。
作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学
参考文献：
[1]李静霞.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].科技风，2016（2）.
[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.
[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.
[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.
[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.
工程部档案管理范文第5篇
关键词：建筑工程 工程档案 档案管理
中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。
1 建筑工程档案内容及特点
目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”
1.1 建筑工程档案内容
笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件；
决策立项文件；
勘察、测绘、地质等资料；
工程招投标及承包合同文件；
计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；
施工技术资料；
施工物资资料；
施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；
工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图；
工程质量控制资料核查记录；
施工现场管理检查记录；
竣工验收移交证明书；
竣工验收监督通知意见书；
竣工报告；
审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；
监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；
观测记录；
工程质量检验及评定文件材料等。
1.2 建筑工程档案特点
建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。
2 建筑工程档案管理中存在的主要问题
建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。
2.1 宏观问题
2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一
针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。
另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。
2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱
目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。
工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。
2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐
建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。
现有的档案管理人员专业素质参差不齐,档案管理业务知识陈旧,现代档案管理技能和方法欠缺。并且由于档案管理工作枯燥、繁琐,待遇不高,很多档案管理人员受不了外界干扰和诱惑,产生不耐烦情绪和安于现状思想,责任心和敬业精神不强,服务水平不高。