篇一：档案数字化工作流程与要求
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档案数字化流程与规范
：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
档案数字化流程与规范
一、档案接收
档案接收概述：
档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。
实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。
针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。
准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。
质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。
接收客户档案的电子目录文件、光盘等。
二、档案整理
档案整理概述：
在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。
档案整理流程：
1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；
2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；
3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。
4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。
5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。
6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。
7.档案整理清单表单（整理人、年度、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注）
三、目录着录（案卷目录、卷内目录）
传统组卷目录着录分为：案卷目录与卷内目录。
简化组卷目录着录分为：卷内目录
案卷目录与卷内目录简述：
案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。
卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件主题。
着录项目:案卷目录:年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、页数、件数、等字段
卷内目录:年度、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段
着录软件：着录软件着录方式为两录一校。（即两个人着录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致）
两录一校（着录软件）：
由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人着录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。
四、档案扫描规范及分工
(1).操作扫描仪人员：
1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描（分辨率也称DPI）,扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。
2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：
a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。
b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。
3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-年度、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：、件号：00001。
注意事项：
1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。
2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。
3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。
4.扫描尺寸分为A4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。
5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。
6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。
(2)图像处理人员：
图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。
1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。
2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。
3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作(不能影响图像清晰度)。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。
4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。
5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出（1~2）毫米白边（如图像边缘无字，则不需留边）。
6.图像的大小(像素)要基本一致。
(3)图像质检人员（可让挂接人员用时进行）
经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，（包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理（并详细记录错误率），返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。
(4)挂接人员（终检）
挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。
终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。
五、刻盘
将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一起刻入光盘。
篇二：档案数字化工作流程与要求
档案数字化操作流程
一、背景介绍
近年来，随着信息技术的发展，数字化档案管理成为各组织和机构普遍关注的话题。数字化档案的管理可以提高档案的安全性、易用性和可持续性。本文档旨在介绍档案数字化操作流程，帮助组织和机构顺利进行档案数字化管理工作。
二、档案数字化操作流程
1.确定数字化档案管理方案
在进行档案数字化之前，首先需要确定合适的数字化档案管理方案。根据组织和机构的具体需求，选择适合的数字化档案管理软件和设备。
2.确定数字化档案的范围和目标
明确数字化档案的范围和目标，即确定哪些档案需要进行数字化处理，以及数字化后需要达成的目标。可以根据档案种类、重要性和使用频率等因素进行分类和优先级排序。
3.准备数字化档案管理设备和软件
根据所选方案的要求，准备好数字化档案管理设备和软件。设备包括扫描仪、电脑、存储设备等；软件包括数字化档案管理系统和相关工具。
4.扫描纸质档案
将纸质档案逐页使用扫描仪进行扫描，并保存为电子文件。扫描时需注意文件命名规范、保存格式和分辨率等要求。为了保证扫描质量，需要进行质量控制和检查。
5.录入元数据
对扫描后的电子文件进行元数据录入，包括文件的基本信息、来源、作者、关键词等。元数据的录入有助于电子档案的索引和检索。
6.转换文件格式和压缩文件大小
根据需求，将扫描得到的文件格式进行转换，如将图像文件转为PDF格式等。同时，使用合适的工具对文件进行压缩，以减小文件的大小，并提高存储效率。
7.建立数字档案库
将处理好的电子档案文件存储到数字档案库中。数字档案库可以采用本地存储方式，也可以使用云存储服务。注意对数字档案的分类、管理和备份，确保档案的安全性和可持续性。
8.确立访问和权限控制机制
建立适当的访问和权限控制机制，确保只有授权的人员能够访问和使用数字化档案。可以设置密码、权限分级和审批机制，保护档案的安全性和私密性。
9.培训和推广
对相关人员进行数字化档案管理培训，提高其对数字化档案管理技术和工具的熟悉程度。同时，推广数字化档案管理的理念和经验，促进数字化档案管理的普及和应用。
三、总结
本文档介绍了档案数字化操作流程，包括确定管理方案、范围和目标、准备设备和软件、扫描纸质档案、录入元数据、文件格式转换和压缩、建立数字档案库、访问和权限控制、培训和推广等步
骤。合理高效地进行档案数字化操作，将帮助组织和机构提高档案管理的效率和质量，实现数字化档案的长期保存和有效利用。
参考资料：
[1]彭杰，刘倩倩.结合数字化档案与电子政务的档案数字化管理探讨[J].图书与情报，2019(02):130-134.[2]Zhao,H.,&Zou,X.ElectronicrecordsmanagementpoliciesandpracticesinaChineseuniversity:Asurvey[J].RecordsManagementJournal,2017,27(3),298-321.
篇三：档案数字化工作流程与要求
档案数字化管理制度
为了更好地管理和利用档案资源，提高工作效率和保护档案安全，我公司决定制定档案数字化管理制度。本制度旨在规范档案数字化管理的各项工作，并为相关人员提供明确的操作指南和规范。
一、制度目的档案数字化管理制度的主要目的是：提高档案管理效率，减少纸质档案的占用空间，降低档案管理成本，确保档案的安全可靠性，并便于查阅和利用档案资源。
二、档案数字化管理范围
本制度适用于我公司所有部门的档案管理工作，包括纸质档案、电子档案和混合档案。
三、档案数字化管理流程
1.档案整理
1.1对于纸质档案，首先进行分类和整理，统一由专人负责，确保档案有序规范。
1.2对于电子档案，必须按照统一的命名规范和目录结构进行整理和归档。
2.档案扫描
2.1纸质档案扫描：将整理完毕的纸质档案交由专门的人员进行扫描，生成高质量的电子档案。
2.2电子档案扫描：确保扫描设备的正常运行，保证扫描的准确性和完整性。
3.档案索引与归档
3.1档案索引：对于电子档案，根据档案内容，建立相应的索引系统，确保档案的快速检索和查询。
3.2归档：将扫描完毕的电子档案按照索引系统，存储至指定的档案服务器或云存储平台，确保档案的安全可靠。
4.档案审查与调取
4.1档案审查：定期对档案进行审查和检查，确保档案的完整无缺、存储正常，并进行修复和备份工作。
4.2档案调取：根据实际需要，对档案进行调取和借阅，并记录借阅情况，确保档案的使用和保密。
5.档案销毁与保密
5.1档案销毁：对于已经扫描完成的纸质档案，按照规定的时间和程序进行销毁，确保档案的安全性和隐私保护。
5.2档案保密：严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案的机密性和安全性。
四、档案数字化管理责任分工
1.部门负责人：负责组织和协调本部门的档案管理工作，确保各项工作按要求进行。
2.档案管理员：负责具体的档案整理、扫描、索引、归档和审查工作，并定期向部门负责人汇报工作情况。
3.IT管理员：负责档案数字化管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全性。
五、档案数字化管理制度的执行和监督
1.执行：所有相关人员必须严格按照本制度的要求执行，确保档案数字化管理工作的顺利进行。
2.监督：公司内部设立档案管理监督机构，对档案数字化管理工作进行监督和检查，定期评估档案管理工作情况。
六、附则
1.对于本制度未涉及的事项，公司将根据实际情况和需要，另行制定相关的管理规定。
2.本制度自颁布之日起实施，并向各部门和员工进行通知和培训。
通过制定档案数字化管理制度，我公司将进一步提升档案管理的效率和水平，实现档案资源的充分利用和保护。在数字化时代，积极推进档案数字化管理是必然的发展趋势，也是适应信息时代要求的重要举措。我公司将不断完善档案数字化管理制度，提升档案管理水平，为公司的可持续发展提供有力支撑。
篇四：档案数字化工作流程与要求
档案数字化操作流程
随着信息技术的发展，数字化档案管理已经成为更高效和可持续的方式来处理大量的文件和记录。本文将介绍档案数字化的操作流程，以便为机构和个人提供一个指导，以便他们可以更好地管理和保护其档案。
一、准备工作
1.确定数字化档案的目标：确定数字化的目标是非常重要的，例如提高信息的可访问性，减少保存空间，或是为了备份和保护档案。明确目标可以帮助你更好地规划数字化过程。
2.制定计划：根据目标，制定详细的数字化计划，包括工作时间表、资源需求和预算等方面的考虑。这有助于确保数字化过程的顺利进行。
二、分类与整理
1.档案分类：将档案按照不同的类别进行分类，例如按照时间、地点、主题或者其他标准进行分类。这可以有助于更好地组织和管理这些档案。
2.文件整理：对于每个分类的档案，进行文件整理，包括文件排序、清除冗余记录和修复损坏的文件。这有助于提高数字化质量和效率。
三、文件数字化
1.扫描设备的准备：选择合适的扫描设备，例如扫描仪或文档摄像机。确保设备正常运行，并具备足够的存储空间和分辨率来满足数字化要求。
2.扫描操作：将文件逐页放置在扫描设备上，并进行扫描操作。确保扫描质量高，文件清晰可读。
3.文件命名与标记：在扫描过程中，为每个文件命名，并进行必要的标记，例如添加文件描述、标签或元数据等。这些信息可用于后续的检索和索引。
四、质量控制与存储
1.质量控制：在扫描后，进行质量控制检查，确保扫描的文件质量良好，并没有遗漏或错误。可以使用专业的软件来帮助检查和纠正扫描文件的质量问题。
2.存储方案：确定数字化档案的存储方案，可以选择云存储、本地服务器或外部存储介质等。确保选择适当的存储介质，以确保数字化档案的安全性和可持续性。
五、索引与访问
1.档案索引：为了方便检索和访问，对数字化档案进行索引。可以根据文件名称、日期、主题等信息进行索引。这有助于快速定位所需的文件。
2.访问权限：确定谁可以访问和使用这些数字化档案，并设置相应的权限和安全措施。保护档案的机密性和完整性，防止未经授权的访问和篡改。
总结：
档案数字化操作流程涉及准备工作、分类与整理、文件数字化、质量控制与存储以及索引与访问等环节。每个环节都需要仔细规划和实施，以确保数字化档案能够顺利进行并满足相关需求。通过数字化操作，机构和个人可以提高档案管理效率、减少存储空间、加强档案保护，并实现更便捷的档案检索与利用。
篇五：档案数字化工作流程与要求
档案数字化工作方案
一、前言
随着信息化时代的到来，各行各业都在积极推进数字化转型。档案管理作为一个重要的信息管理系统，也需要进行数字化转型，以满足信息快速交流和高效管理的需求。本方案将详细介绍档案数字化工作的意义、目标、内容和步骤，以及数字化后的管理计划。
二、档案数字化的意义
1.提高档案查询效率
传统的档案管理方式依靠纸质档案的存放和查阅，存在查找速度慢、信息更新困难等问题。通过数字化转型，可以实现档案信息的快速查询和精准定位，极大提高管理效率。
2.保障档案信息的安全性
纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等影响，数字化档案可以通过云存储等方式，保障信息的安全性，提高档案的保护水平。
3.便于信息共享和传播
数字化档案可以便于信息的共享和传播，提高整体管理效率和信息传递速度。
4.减少空间占用
纸质档案需要占用大量的存储空间，数字化转型可以减少物理存储的需求，降低管理成本。
三、档案数字化工作目标
1.实现档案信息的全面数字化存储和管理
2.提高档案查询效率，缩短档案检索时间
3.提高档案信息的安全性和保护水平
4.实现档案信息的便捷共享和传播
5.减少纸质档案的存储空间占用
四、档案数字化工作内容
1.档案数字化准备工作
①明确数字化转型的意义和目标，建立数字化转型的意识
②对现有档案进行全面审查，确定需要数字化的文件和资料
③评估现有档案管理系统的情况，分析数字化转型的技术要求
2.档案数字化方案的设计
①确定数字化转型的基本原则和框架，包括数字化格式、存储方式、安全性要求等
②选择合适的数字化技术和设备，包括扫描设备、存储设备、安全备份设备等
③制定数字化方案的时间表和预算，明确数字化工作的计划和资源投入
3.档案数字化工作的实施
①进行档案信息的扫描和数字化处理，确保数据的完整性和准确性
②建立数字化档案管理系统，包括档案信息的分类、检索和权限管理
③进行数字化档案信息的整合和完善，确保数字化后的档案信息完整、清晰
4.档案数字化结果的评估
①对数字化后的档案信息进行质量评估和性能测试，确保数字化结果符合要求
②根据评估结果对数字化系统进行适当调整和改进，提高数字化系统的稳定性和可靠性
5.档案数字化后的管理与维护
①建立数字化档案信息的管理规范和流程，包括数据备份、修订记录、权限控制等
②对数字化档案信息进行定期的安全备份和巡检，确保数字化信息的安全和完整
五、档案数字化工作的步骤
1.确定数字化转型的意义和目标
明确数字化转型的意义和目标，建立数字化转型的意识。
2.对现有档案进行全面审查
对现有档案进行全面审查，确定需要数字化的文件和资料。
3.评估现有档案管理系统的情况
评估现有档案管理系统的情况，分析数字化转型的技术要求。
4.确定数字化方案的设计
确定数字化转型的基本原则和框架，选择合适的数字化技术和设备。
5.制定数字化方案的时间表和预算
制定数字化方案的时间表和预算，明确数字化工作的计划和资源投入。
6.进行档案数字化工作的实施
进行档案信息的扫描和数字化处理，建立数字化档案管理系统。
7.对数字化结果进行评估
对数字化后的档案信息进行质量评估和性能测试。
8.档案数字化后的管理与维护
建立数字化档案信息的管理规范和流程，对数字化档案信息进行定期的安全备份和巡检。
六、档案数字化后的管理计划
1.确立数字化档案的管理规范和流程
建立数字化档案信息的管理规范和流程，包括数据备份、修订记录、权限控制等。
2.组织档案信息的培训和推广
组织档案信息的培训和推广，培养员工对数字化档案管理的认识和技能。
3.完善数字化档案信息的维护和更新
对数字化档案信息进行定期的安全备份和巡检，确保数字化信息的安全和完整。
4.持续改进数字化档案管理系统
根据档案数字化管理的实际情况和反馈意见，对数字化档案管理系统进行持续改进和优化。
篇六：档案数字化工作流程与要求
档案数字化加工流程及
档案数字化加工流程及规范
一、操作流程
在进行档案数字化加工之前，需要先确定操作流程。一般情况下，操作流程包括档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描和影像处理等几个步骤。
二、档案调卷
档案调卷是指根据档案的分类和存放位置，将需要数字化加工的档案调出。这个过程需要仔细核对档案的名称、编号和存放位置等信息，以确保调出的档案是准确的。
三、整理及著录
在进行数字化加工之前，需要对档案进行整理和著录。整理包括对档案的状况进行检查和清理，以确保档案的完整性和
可读性；著录则是对档案的基本信息进行记录，包括档案名称、编号、日期、存放位置等。
四、拆卷
拆卷是指将档案的卷宗逐一拆开，以便进行扫描和影像处理。在进行拆卷之前，需要先确定档案的拆卷顺序，并对卷宗进行编号和记录。
五、档案扫描
档案扫描是将档案的纸质文件转化为电子文件的过程。在进行扫描之前，需要确定扫描的分辨率和格式，并对扫描设备进行调试和测试，以确保扫描效果的质量。
六、影像处理
影像处理是指对扫描得到的电子文件进行处理和优化，以确保文件的清晰度和可读性。影像处理包括图像增强、去噪、裁剪和旋转等操作，以及对文件进行压缩和存储等处理。
1.操作流程
档案数字化加工业务的总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份和数据挂接。流程的先后顺序为：调卷>著录>拆卷>扫描>处理>质检>装卷>归还>备份>挂接。在没有特殊要求的情况下，必须按照这个流程进行操作，以提高工作效率。
2.档案调卷
在这个过程中，我方需要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成。这个负责人需要将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记。与客户做好交接记录并确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求我方指定专人负责。
3.整理及著录
在整理及著录过程中，需要对档案进行分类整理，确定每份档案的名称、编号、日期和页数等信息，同时将这些信息记录在档案清单上。这个过程需要准确无误地完成，以确保后续的操作顺利进行。
4.拆卷
拆卷是将档案分解成单页或多页的过程。在这个过程中，需要小心谨慎地操作，以免损坏档案原件。
5.档案扫描
档案扫描是将档案原件数字化的过程。在这个过程中，需要使用专业的扫描设备，确保扫描质量高且无误。
6.影像处理
影像处理是将扫描得到的图像进行后期处理的过程。这个过程需要使用专业的图像处理软件，以确保处理后的图像清晰、准确。
7.数据质检
数据质检是对数字化后的档案进行检查的过程。在这个过程中，需要对档案的图像和数据进行核对，以确保数据的准确性和完整性。
8.档案装卷
档案装卷是将数字化后的档案重新装订成卷的过程。在这个过程中，需要使用专业的装订设备，以确保装订质量高且无误。
9.完整归还
完整归还是将数字化后的档案归还给客户的过程。在这个过程中，需要将档案交回给客户并办理归还手续，同时确保档案的完整性。
10.数据备份
数据备份是将数字化后的档案数据备份到其他存储介质中的过程。在这个过程中，需要使用专业的备份软件和设备，以确保备份的数据完整性和安全性。
11.数据挂接
数据挂接是将数字化后的档案数据与客户现有的档案管理系统进行整合的过程。在这个过程中，需要根据客户的要求进行数据挂接，以确保数字化后的档案能够顺利地接入客户的档案管理系统中。
第二步是填写《档案交接登记表》（附件一），双方必须在交接登记表上签字确认。
在数字化加工之前，必须有完整且正确的档案目录。档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件。如果没有正确的档案目录，会给后续工作带来很大麻烦。
对于待加工的档案，必须制作电子目录。制作途径有两种：一是使用数字化加工软件的数据录入功能进行目录制作；二是使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS********2）。
如果用户提供了纸质或电子目录，我们必须认真核对有无错漏现象，并找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1.如果用户提供的目录和纸质档案不对照，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。
2.著录项相关内容录入要完整。如有不明确或不完整的著录项，需记录并及时反应给组长。如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3.如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
4.如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5.如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给客户协商解决。
6.关于顺页，整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确。有问题及
时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7.关于分卷问题，档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13.如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。
8.关于补卷问题，漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
XXX:
档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\。/），如果发现要改成中划线（-）。日期格式统一采用8位数字，如********，不足8位时补。如有问题，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件和档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。按顺序进行拆卷，“年度>保管期限>案卷号>盒号”。注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描（裱糊、压平或进行托纸扫描）。
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程。扫描的操作顺序：1)导入档案目录到档案数字化加工软件；2)通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构；3)开始扫描档案。扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为
300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
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VI。ImageProcessingImageprocessingshouldbebasedonvisualclarityandcompletepages。andnsandprocessingshouldbemadeforXXXimagequalityintheimagepages.Whenprocessingimages。filenumbersandpagenumbersshouldberetained。Inspecialcases。suchasscannedphotosthatdonotrequireimageprocessing。thisstepcanbeskipped.
Donotrushthroughtheimageprocessingprocess。Toensurethattheimagehasbeensuccessfullyprocessed。itisnecessarytochecktheprocessedresult。Iftheimagequalitydoesnotmeettherequirements。theimageshouldberescanned(theoriginalscannedimageshouldberetained)。Theprincipleofpresentingtheoriginalappearanceofthedocumentshouldbefollowedinimageprocessing。withoutaffectingreadability。Thedatabeforeimageprocessingshouldberetained.XXX:1.Checkforimageskew。clarity。n。dust。andblackedges。Iftheimagequalitydoesnotmeettherequirements。theimageshouldbereprocessed。andtheoriginalscannedimageshouldberetained.2.Ifafileismissingfromthescan。itshouldbescannedandinsertedintotheimageinatimelymanner。Ifthescanningorderoftheimageisnotconsistentwiththeoriginaldocument。itshouldbeadjustedintime。FilenumbersandpagenumbersshouldbeXXX.3.Forlarge-formatXXXformmultipleimages。theyshouldbeXXXofthedigitalimageofthedocument。Withoutthenof
theteamleader。nooriginaltextshouldbedeletedoranyoriginaltextcontentcleared.4.Iftheoriginaltextorcontentismistakenlydeletedduringprocessing。itshouldbereportedtotheteamleaderinatimelymanner。andtheXXXandprocessit.5.Whenencounteringproblemsduringprocessing。refertotheoriginaltextandmakeXXX。andreporttotheXXX.6.Whentheprocessingworkiscompleted。XXX.XXX1.Checkeachscannedfileundereachcasefiledirectory。whetheritopensnormally。whetherthenumberofpagesiscorrect。andwhetherthedirectoryandscannedfilesareconsistent.2.Checkeachimagefileforskew。clarity。cleanliness。n。format。etc.3.Checkeachimagefileforduplicatepages。missingpages。pletepagen。etc.Ifanyoftheaboveproblemsoccur。filloutthe"DataQualityXXXXXXbasedonthe"DataQualityXXX"andrandomlycheck5%oftheotherdata.VIII。DocumentBinding
1.Beforebinding。checkthenumberandcorrectnessofthedocuments。whetherthedirectoryisclearandconsistentwiththephysicaldocuments.2.Checkwhethertheusnumbersintheboxandtheitemsontheboxsurfacematchthedocumentsinside。CheckwhetherthefileXXX.3.在装卷时，必须按照顺序进行，如果发现文件有缺页、残页、目录或备考表遗失等问题，应及时向转交人员询问，并向组长反映，以便及时解决。
4.在装卷前，必须注意档案的原貌，不能随意更改档案装卷规则。
9.归还时，由档案交接负责人完成，并填写《档案交接登记表》（附件一），客户必须签字确认。该表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。
10.在扫描期间，组长要备份不同价段的数据两份以上，包括扫描后备份、质检后备份和全部工程完成后备份。备份方
式包括将全部数据刻录成DVD光盘备份、将全部数据在计算机硬盘上备份和将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
11.数据挂接的操作包括由组长通过ADPS生成挂接数据和将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。
篇七：档案数字化工作流程与要求
文书档案数字化整理流程及要求
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文书档案数字化整理流程及要求
一、数字化整理流程
1.档案收集：收集需要数字化的文书档案，包括文件、报告、信函、合同等。确保档案的完整性和准确性。
2.档案分类：根据档案的类型、年份、部门等进行分类，以便于后续的整理和管理。
3.档案编号：为每个档案分配唯一的编号，以便于识别和检索。
4.档案扫描：使用专业的扫描仪将纸质档案转换为电子图像。扫描时应注意分辨率、色彩模式等参数的设置，以保证扫描质量。
5.图像处理：对扫描后的电子图像进行处理，包括去污、纠偏、裁剪等，以提高图像质量。
6.文字识别（OCR）：使用OCR技术将图像中的文字转换为可编辑的文本。OCR识别率应达到一定的标准，以确保文本的准确性。
7.数据录入：将档案的相关信息录入到数据库中，包括档案编号、文件名、日期、主题等。
8.数据校对：对录入的数据进行校对，确保数据的准确性和完整性。
9.数据存储：将数字化后的档案数据存储到服务器或存储设备中，以便于查询和利用。
10.档案检索：建立档案检索系统，方便用户查询和检索数字化档案。
二、数字化整理要求
1.扫描质量：扫描分辨率应不低于300dpi，色彩模式应根据档案的实际情况选择黑白或彩色。扫描后的图像应清晰、完整，无歪斜、模糊等现象。
2.图像处理：图像处理应遵循保持档案原貌的原则，不得对档案内容进行修改。去污、纠偏、裁剪等处理应适度，不得影响档案的可读性。
3.OCR识别率：OCR识别率应不低于95%，对于识别错误的文字应进行人工校对。
4.数据录入：数据录入应准确、完整，不得遗漏或错误录入档案信息。录入的数据应与扫描图像一一对应。
5.数据存储：数据存储应安全、可靠，采取备份措施防止数据丢失。存储设备应定期检查和维护，确保其正常运行。
6.档案检索：档案检索系统应具备简单易用、查询快速准确的特点。检索结果应能够准确反映档案的内容和相关信息。
三、注意事项
1.在数字化整理过程中，应注意保护档案的安全和隐私，防止档案信息泄露。
2.数字化整理工作应由专业人员进行，确保工作质量和效率。
3.对于重要的档案，应进行异地备份，以防止自然灾害等不可抗力因素造成的数据丢失。
4.数字化整理后的档案应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。
5.在数字化整理过程中，如发现档案存在损坏或缺失等情况，应及时进行修复或补充。
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