首先，计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境，使计生工作的开展进入了良性循环之下面是小编为大家整理的2023年数字档案工作计划【五篇】（全文）,供大家参考。
数字档案工作计划范文第1篇
1.计划生育档案管理数字化势在必行
1.1档案信息时展的要求
首先，计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境，使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次，档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档，为使用者提供便利。
1.2计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果
计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。
2.计划生育档案管理创新
2.1加强对计划生育档案管理创新重要性的理解
就笔者考来，要加强计划生育档案管理的创新，首先，也是最重要的就是要加强相关工作人员对创新重要性的理解。计划生育档案管理对于我国的生育状况有着十分深远的影响，如果做好该工作，对于国家人口的控制有着十分重要的作用。所以，相关部门要在工作人员当中普及以及宣传计划生育档案管理创新的重要性，使得工作人员对于计划生育档案管理工作有一个全面的认识和理解。
2.2对计划生育档案进行规范化管理
计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理，并建立相应的管理系统，从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平，档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究，并对设备系统进行定期维护，从而对计划生育档案资源进行合理利用，并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高。
2.3提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平
对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上，不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革，从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外，国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的应用对于计划生育档案管理的改进起到了极佳的作用，对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。
3.计划生育档案数字化问题
随着现代信息技术和数码设备在人力资源档案管理工作的不断应用，对于计划生育档案管理的工作效率、储存时间、资源有效化都起着很好的提升作用。以下从两个方面出发，对计划生育档案数字化问题进行了分析
3.1计划生育档案的情报管理
计划生育档案的情报管理对于处理许多复杂的档案数字、数据、信息起着重要的作用。通过在计划生育档案管理工作中对新型的信息模式进行应用并建立相应的数据树，同时通过对二进制代码的应用，可以在计算机内部对档案信息和数据进行统一处理。除此之外，通过对先进的数码技术进行合理利用，可以更好地提升计划生育档案的情报管理的通用性、安全性、标准性、可视性。计划生育档案的情报管理工作通过对计算机网络咨询、实时浏览等功能进行应用，可以对计划生育档案信息进行及时有效的更新。并可以通过互联网实现计划生育档案资源的有效共享。
3.2计划生育档案资源的虚拟化
计划生育档案资源虚拟化有助于实现服务器资源的集中管理，从而能够更好地改善服务器的管理效率并提升计划生育档案资源保存时间同时降低储存成本和管理成本。通过虚拟资源的有效构筑，计划生育档案资源可以和图书馆等公共信息平台进行有效联结。从而提供更好地档案服务，并实现信息资源的共享化同时实现档案工作的重大革新，对计划生育档案数字化管理的实施、计划生育档案管理系统的创新、计划生育档案管理模式创新都有着很大地提升作用。计算机技术的应用对计划生育档案管理工作的工作价值有着很大的提升效果，在工作中可以通过使用文档管理集成系统的对传统的档案管理软件和数据库管理程序提供更先进的技术支持，并对工作流程进行改良，从而能够更好地提升档案管理功能和档案管理机制。对于档案管理技术的智能化、信息化水平的提升起着不可替代的作用。
计划生育档案管理是一项十分复杂的工作，涉及的方面很多。而以上仅仅只是对计划生育档案管理创新以及数字化问题两个方面比较粗略的研究，而仅仅凭借这两个方面的研究来促进计划生育档案管理领域的发展还远远不够。因此，对于计划生育档案管理的相关研究还需要档案管理领域的专业人士进行进一步的研究和分析。
数字档案工作计划范文第2篇
1 调研项目的设计与调研范围及方法
1.1 项目设计。“十一五”期间，省人口计生委全面推进人口信息化管理，启动建设国家中部人口信息中心和河南全员人口统筹管理信息系统（“金人”工程）。以省级集中方式实现全员户籍人口和流动人口信息管理，个案信息纳入省库管理，人口计生信息化网络已经覆盖省、市、县、乡和30%以上的行政村。信息工作全面推开，数字档案信息安全管理出现了许多亟待解决的问题。项目目的是为摸清数字档案信息安全现状，发现信息安全管理工作中存在的问题及困难，提出合理化建议，以便采取有针对性的措施。
1.2 调研范围与方式。此次调研从2011年3月起至2013年3月30日止，在全省随机选取4个省级计生部门（省计生科研院、省药具管理站和省计生协会、省计生干部学院）、26个市级计生部门（包括市计生委、市药具站、市协会、市技术指导站）、63个县区级计生部门（包括县计生委、县计生指导站、县药具站）单位和个人，发放调查表200份，收回问卷196份，有效率98%。
主要运用问卷调查、电话采访与实地调研相结合的方法，把影响数字档案信息安全的管理、硬件设施和人员素质三个方面作为问卷设计和访谈内容。根据国家有关的电子文件归档管理文件和计生系统的实际，针对单位和个人设计了两张问卷，单位问卷设置了21道题目，个人问卷设置了2大类题，16道小题。
2 数字档案信息安全现状与调查分析
2.1 数字档案业务概况。在省级机构，2个单位有综合档案室，其他单位档案按照业务划分科室管理，都有专兼职固定的档案员，单位档案管理状况较好，数字档案占全部档案资料的7%；
受编制限制和工作业务限制，市县区级计生档案部门纸质档案文件来源少，最少的内部发文只有10件，数字档案数量更少，没有实现集中管理；
全系统的档案管理工作大多停留在传统的保管纸质档案文件的工作模式上，电子文件不能有效归档，从而无法实现妥善保管。
2.2 管理体制情况。参与调研的单位中，数字档案信息安全工作均实行统一领导、分级管理的模式，包括业务督导和组织培训。省市级单位按要求全部参加全省人口计生系统网络安全培训班，对网络基础知识、交换原理、路由技术与路由器、信息安全有一定了解。对本单位档案部门或下属单位档案工作主要通过组织人员参加基本业务或专题培训班（如安装统一的管理软件）以及个别指导的方式进行。市县级计生部门的数字档案信息安全工作以接受上级监督指导为主，95%单位把数字档案信息安全工作纳入了年度工作计划或“十二五”档案数字加工与信息安全发展规划；
用于数字档案信息安全工作所需经费全部来自财政拨款，投入比例信息大都不愿透露，无法了解到；
参与调研单位全部配备信息员和专、兼职人员管理数字档案信息工作。
2.3 制度建设情况。在省人口计生委突发公共事件应急处理工作领导小组领导下，出台了《河南省人口计生委突发公共事件应急预案》，其中包含了数字档案信息安全内容。70%以上的单位有信息安全紧急预案，但是数字档案信息安全专项制度缺失。
2.4 硬件配备情况。安全基础设施是数字档案信息安全管理的保障。对安全基础设施包括设备配置、网站建设、是否安装防病毒设施等方面进行了调研。在被调研的单位中，98.89%市县人口计生委单机配备数量和机关公务员编制人数（不含机房设备和笔记本计算机）持平，市县药具站单机配备数量达到每个业务科室至少1台标准，95.37%以上单位计算机安装有防火墙，但在入侵检测、信息加密方面设施不足；
大多应用office办公软件对档案进行目录级管理，数字化管理档案水平普遍偏低；
省级、市级计生部门全部建有网站和局域网，26个市级调研单位中安装数字化档案采集转化系统的有6个，占23.08%；
安装在线档案存储管理与安全系统的有4个，占15.38%，县区级计生部门安全设施建设在经费紧张的情况下，投入较少。
2.5 人员数字档案信息安全素质情况。从参加调研的196名工作人员中了解到，工作上大量使用计算机，每天使用电脑工作2小时～5小时的有83人，占总数的42.34%，使用5小时～8小时的有54人，占总数的27.55%。使用电脑的主要目的，选工作的有164人，占总数的83.67%；
查阅资料的有129人，占总数的65.82%。人员学历水平，中专学历的有31人，占总数的15.81%；
大专以上学历的有94人，占总数的47.95%；
本科以上学历的有67人，占总数的34.18%；
硕士学位的有1人，占总数的0.05%。
平常工作中，使用杀毒软件的有193人，占总数的98.47%；
能够自行处理病毒（求助他人或者找专业人士）的有161人，占总数的82.14%。在“您了解哪类信息安全技术和产品”问题的备选答案“防火墙、反病毒软件、反垃圾邮件、动态密码令牌”中，选择最多的是防火墙，占总数的83.81%。认为当前数字档案信息安全障碍主要有：选择信息安全人才不够的有66人，占总数的33.67%；
选择技术不过关的有60人，占总数的30.61%；
选择普遍缺乏信息安全意识的有44人，占总数的22.45%。参加了计算机安全知识培训的有158人，占总数的80.61%，其中，参加本单位档案信息安全培训的有77人，占总数的39.29%，参加计生委培训的有85人，占总数的43.37%，86.53%的人员只接受过一次培训。
3 关于我省计生系统数字档案安全的建议
通过定量和定性的分析，得出当前计生系统的数字档案信息安全存在以下问题：档案的数字化水平偏低，多数人员对数字档案信息安全管理的重要性、紧迫性认识不足，认为保障信息安全就是保障数字档案信息安全；
对数字档案信息安全知识了解甚少，认为保障数字档案信息安全就是安装杀毒软件、设置防火墙；
接受档案业务培训和数字档案信息安全教育频次偏低；
行业性的数字档案信息安全制度缺失；
缺乏专业数字档案安全管理人才和硬件设备等问题，与当前数字档案信息安全工作发展有相当大差距，与大量应用计算机工作实际情况极不协调。针对以上问题，提出如下建议：
一是加强数字档案信息安全意识教育和宣传。建议在已有的人口数据信息平台的基础上，利用全员、流动人口、利导、人事、财务等人口信息系统服务基层，同时宣传档案和数字档案信息安全知识，以期达到良好效果。在实际工作中，加强宣传和管理力度，将数字档案信息安全工作实行工作考核制，纳入年度考核和目标考评。
二是培养复合型人才。专业信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。对计生部门全体人员根据对象的业务需求分层级、有重点、有周期地组织数字档案信息安全知识培训，提高数字档案安全意识水平，并保证各层级档案人员接受培训的频次。如通过上级对下级的业务监督指导或参加相关的数字档案信息安全培训、组建QQ业务群、制作数字档案整理流程教学光盘、电子版制度汇编及业务手册等手段，实行多渠道、多层次、多类型的方法培养人才，提高队伍的整体数字档案信息安全业务素质。
三是建立健全数字档案信息安全规章制度。针对调研中发现的缺乏人口计生数字档案信息安全标准规范体系问题，今后，应着重建立管理制度：首先是实行数字档案信息安全管理岗位责任制，做到分工明确、层层负责，确保网络、系统和数据的安全，让参与数字档案信息安全保障的所有人员都能够按照确定的要求去行动。其次是建立符合实际的数字档案信息安全管理制度。根据数字档案业务实际，对数字档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复建立相关制度，制定应急处置预案。定期开展应急演练，提高整体数字档案信息安全防范水平。最后是业务工作制度化，对新发现的问题，如人口科技档案、免费计生项目电子档案的归档范围及整理方式等制定相应的管理规范，及时统一归档，为科技业务工作提供高质量的数据支持。
四是项目带动，加快数字档案信息硬件设施的建设。数字档案信息安全工作包括人财物投入、软硬件的集成，需要资金、技术、政策等各方面的支持，通过计划生育科技服务项目带动数字档案信息安全工作是很好的一个途径，争取把数字档案信息安全建设纳入信息化建设总体规划中，从项目获取数字档案信息安全建设的专项资金支持。例如，我院的孕前优生项目数据库的建设，不仅为项目提供了所需的软硬件设施，也推动了单位的数字档案信息安全网络建设。
计划生育系统形成的档案，含有大量民生信息，与改善民生、维护广大人民群众的合法权益息息相关，数字档案信息安全显得尤为重要。由于此次调研样本量有限，难免使所得结论存在一定的局限性。期望此次调研对计生系统不同层级的部门数字档案信息安全工作所作的客观描述，能为推进和改善计生数字档案安全工作提供参考。
数字档案工作计划范文第3篇
关键词：数字档案；
安全风险；
应对策略
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
1数字档案安全风险应急响应
数字档案安全风险应急和安全评估是一个有机的整体，一个完整的安全评估工作也包括对组织的安全突发事件及时响应能力的评估。安全评估侧重对组织日常信息安全的测评工作，应是常态化，经常性的组织行为，而安全风险应急措施是在组织安全突发事件发生时的一种突发性、临时的组织行为，但对安全事件的应急准备工作则应和安全评估一样，是一种有计划、经常性的组织行为。安全风险应急实施人员通过对各种不确定因素的分析，在突发、重大数字档案信息安全事件的发生，及时采取有效措施，弥补损失并阻止恶性事件的扩大，使数字档案信息的损失降至最小。
在数字档案信息安全应急响应中主要有计划的准备、计划的编制和计划的实践三个关键环节使整个组织形成了一个信息反馈、控制、管理、决策的良性循环。在应急响应三个环节中，计划准备是基础，计划编制是依据，计划的实施是应急响应的核心。
计划准备阶段是在安全评估的基础上，全面掌握数字档案管理系统及组织存在的不确定风险因素，明确组织及应急目标，制定应急策略。
计划编制是在明确应急响应需求和响应策略基础上，将各项需求和措施进行细化、分工，以明确不同职能部门及人员的工作内容。
计划的实施是组织内相关职能部门对应急计划的实现，通过计划的实施，在原有安全措施的基础上，对存在的可能造成威胁数字档案安全的因素进行排查与补救，使其达到安全管理级别。
2数字档案安全风险应对层次
影响数字档案安全的因素多种多样，环节涉及数字档案从生成、收集、保管直到提供用户利用，关系到其形成机构、管理机构、流通机构、档案管理信息系统、人员、管理规范等多个方面，按照应对措施涉及范围，将对数字档案安全风险应对划分为三个层次：社会层面、区域层面、机构层面。
1)社会层面
社会层面的数字档案安全风险应对主要在国家层面动作，安全风险应对主体包括两类：一是主管全国信息化建设部门，包括国家信息化领导小组、国家档案局以及各个部委的信息化部门、档案机构等；
二是国家档案馆。前者负责管理社会环境安全风险因素，营造一个相对安全的社会信息环境，使社会整体有较强的数字档案安全意识，逐步健全数字档案管理规范体系，完善数字档案信息服务体系。后者则对数字档案信息的收集实现安全管理。
2)区域层面
区域层面数字档案安全应对主要体现在一个特定行政区的范围内，其应对主体包括该区内主管数字档案的行政管理部门，如信息化指导办公室、档案局，其次是该辖区内的综合性档案信息中心、文件中心、联合档案室等。前者主要负责保障本区域档案信息化建设的社会环境，后者主要任务是保障委托单位数字档案信息的真实、准确、可用。
3)机构层面
机构层次的数字档案安全风险应对主要体现在数字档案形成机构内部，主体包括形成、管理、利用数字档案的参与者，主要任务是提供高质量的数字档案信息。
3数字档案安全风险应对手段
无论是社会层面、区域层面还是机构层面，实现数字档案安全管理策略的具体应对手段主要有：系统、管理、制度、人员及资金。
1)系统
生成、管理和保存数字档案的环境和管理信息系统的安全是保证数字档案安全的基础，"系统"类的数字档案安全应对手段，既要应对信息技术的先天缺陷，又要尽量减少管理信息系统及信息传输通道设计中考虑的不周，这主要涉及计算机硬件、网络设备等物理设施与应用软件、协议等软件平台等多个方面。
2)管理
主要指数字档案的生成、保存、传输等管理性工作。数字档案和组织业务活动相伴而生，因此组织的管理活动每个环节都承担应对数字档案安全风险的任务。数字档案信息生成环节的优化与管理方法的改进，可以有效防范和控制数字档案在管理与流通服务中面临的各种威胁。
3)制度
制度是要求数字档案生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。
连续、有效、健全的制度是科学应对数字档案安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各种人员应对安全风险的积极性才是根本。
4)人员
人员是数字档案安全风险应对中最关键的部分，也是最难的部分。应对安全风险，有效管理参与人员是建立在以下两个假设之上：
一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负应对安全风险的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。
二是参与人员分工不同，每类人员参与应对安全风险的工作分工不同。在应对安全风险工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者、利用者的权利、责任和义务。
5)资金
资金是应对数字档案安全风险的基本保证。在风险评估及应对中，尽管资金不是充分条件，但是不可或缺的必要条件。组织管理、制度建设、人员激励等都离不开财力的支持。资金的参与，使安全风险应对工作在保障数字档案安全工作中发挥更有效的作用。
4数字档案安全风险应对策略
根据数字档案安全评估结果，全面分析数字档案生成、保存、管理、流通等各环节存在的影响其长期保存及安全利用的不确定因素，明确现有安全规则水平，在尽可能减少组织成本情况下，对威胁数字档案安全的不良因素进行有针对性的保护措施，使数字档案安全保护能力达到更高水平，保障数字档案价值的有效发挥。
依据安全风险管理的基本原理，应对数字档案安全风险，可以采用预防、减轻、接受、转移和回避这五种基本策略。
1)预防
风险预防是一种主动的应对策略，是一种事前控制，目的在于尽量规避安全事件的出现，是效果最好的安全风险应对策略。基本方法包括：防止不确定因素的出现、消除已经存在的不确定因素、有效管理不确定因素，防止安全事件的发生三个方面。
2)降低风险
降低风险也是一种主动的安全风险应对策略，在安全风险事件发生前，能通过计划、准备和控制，削弱不确定因素的威胁力量，降低安全风险发生的可能性或减缓不确定因素带来的不良后果。在无法完全预防不确定因素带来的不良后果时，合理规避风险也是一种优化选择。根据二八定律，在不确定因素中，只有很小一部分威胁最大，集中力量控制对数字档案影响最大的一部分不良因素，切断安全风险的连锁与耦合作用，降低安全风险的整体水平。因此，在数字档案安全管理过程中，对造成安全事件的源风险及低层风险因素的评估与预防应更加重视^。综合运用预防与降低风险两种策略，能有效阻止影响组织目标的重大安全事件的发生。
3)转移风险
转移风险又叫合伙分担风险，虽然它不能降低安全风险事件发生的概率或减轻不良后果，但借助法律规定的相关有效协议或合同，组织在安全事故中的部分损失按协议规定，由合作伙伴承担相应的风险后果，相对降低不良因素对组织的影响。
4)接受风险
接受风险是有意识地选择承担风险后果的一种策略，它不采取措施预防风险事故的发生，而是在事故发生后再进行处理。这种策略通常适用于应对发生概率低、不良后果轻的风险因素。它是一种较为"经济"的、应对风险活动成本相对较低的方法。如果风险事故中损失较小，远低于风险应对活动的费用，可以考虑接受风险的方法。接受风险策略分为主动和被动两种形式。主动接受风险活动与风险应急响应相似，有事先计划，一旦风险事故发生，立即实施计划以弥补损失，并防止向更大范围的扩散。而被动接受是不采取任务防护措施，在安全风险事故发生后，直接承担损失。
5)回避风险
由于不同的组织中，数字档案利用价值量与资源管理能力不同，组织放弃对数字档案的管理，从而避免了潜在威胁发生的可能性。回避风险是一种消极的应对策略，在档案数字化及社会化进程中，严重影响档案社会价值的发挥，浪费有效的社会资源。
预防、减轻、接受、转移和回避这五种安全风险应对策略，主动性依次降低、实施难度依次降低，而不良因素造成的损失却依次增加。在数字档案安全风险应对活动中，依据不同地区、机构、业务活动等特点，综合考虑多方面因素，根据组织自身情况的不同选择不同的应对策略，以提高数字档案安全层次。但无论采用何种应对策略，都应以主动应对为主，被动应对为辅的总体策略，尽可能避免或降低安全事故的发生。
参考文献：
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[3]庹宁，杨春秀.数字档案长期安全保存问题分析[J].华南金融电脑，2009(9)
数字档案工作计划范文第4篇
1 调研项目的设计与调研范围及方法
此次调查采用问卷调查法，根据国家有关电子文件归档管理工作和《数字档案馆建设指南》的要求，共设计了10大类20个方面的问题，168个选（填）项。
此次调查范围，涉及全省18个地市级档案馆、158个县区级档案馆，统计数据截止时间为2010年底，为了确保第一手资料的准确性、权威性，各地市及县区级档案馆报送的都是加盖单位公章的纸质问卷，共收回问卷176份，有效率100%。
2 信息化建设基本情况及调查分析
此次调研，主要了解各地市及县区硬件基础设施建设、管理软件购置使用、档案信息资源建设、电子档案接收管理、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障、人才队伍建设等方面的情况。
2.1 硬件基础设施建设情况
2.1.1 档案馆的网络架构。在18个地市级档案馆中，建成局域网的有17个，占94.4%；
使用政务内网的有8个，占44.4%；
开通外网（互联网）的有14个，占77.8 %；
对网络架构进行IP规划的有2个，占11.1%。
158个县区级档案馆中，建成局域网的有48个，占30%；
使用政务内网的有29个，占18%；
开通外网（互联网）的有65个，占41 %；
对网络架构进行IP规划的有25个，占16%。其中，有些档案馆同时具有多种架构方式。
总的来看，地市级档案馆基本都建立了自己的内部局域网，县区级档案馆建成情况不太理想。但在建立局域网的众多档案馆中，存在着没有对局域网的架构进行合理规划的问题。IP地址的合理规划是网络设计中的重要一环，IP地址规划的好坏，影响到网络路由协议算法的效率，影响到网络的性能，影响到网络的扩展，影响到网络的管理，也必将直接影响到网络应用的进一步发展。而调查显示，17个建成局域网的地市级档案馆中，仅南阳市和周口市提供了详细的IP规划地址；
48个建成局域网的县区级档案馆中，有25个提供了详细的IP规划地址（其中，郑州市有8个县区，焦作市有4个县区，许昌有3个县区）。
2.1.2 机房建设情况。18个地市级档案馆中，建立中心机房的有14个，占77.8%，平均机房面积为21.4m2。
158个县区级档案馆中，建立中心机房的有30个，占19%，平均机房面积为21.8m2。
在建立机房的档案馆中，机房采取措施如表1所示：
其中，地市级档案馆中，超过半数的机房具备了消防措施、防雷电地板、机房空调、UPS不间断电源；
县区级档案馆中，超过半数的机房具备了消防措施、机房空调、UPS不间断电源，而采取防雷防静电措施的机房不足1/4。
2.1.3 网络及计算机设备。18个地市级档案馆共有交换机49台，平均每个地市2.72台；
防火墙15台，平均每个地市0.83台；
共有服务器38台，平均每个地市2.11台；
共有计算机462台，平均每个地市25.67台；
扫描仪共47台，平均每个地市2.61台；
刻录机共90台，平均每个地市5台。
158个县区级档案馆共有交换机94台，平均每个县区0.59台；
防火墙50台，平均每个县区0.32台；
共有服务器49台，平均每个县区0.31台；
计算机共有679台，平均每个县区4.29台；
扫描仪共174台，平均每个县区1.10台；
刻录机共114台，平均每个县区0.72台。
从统计数据中可以看出，县区级档案馆硬件设备中，计算机的平均拥有量相对来说稍好一点，其他网络硬件设备严重匮乏，是档案信息化建设过程中的一个瓶颈。如何加强领导对档案信息化建设的重要性和必要性的认识，争取领导的支持，解决资金难题，是以后要思考的方向。
地市级档案馆整体在交换机、服务器、计算机、扫描仪、刻录机等设备上，都达到了平均每个档案馆2台以上。但是，防火墙平均每个档案馆还不足一台，说明对网络安全方面的认识还不足，没有深刻领会到档案安全保障体系建设的精髓，为档案信息安全留下了隐患，在之后的工作进程中，一定要加强认识，做好安全保障工作。
2.2 档案管理软件购置、使用情况。截至2010年底，全省18个地市级档案馆中，有15个购置了档案管理软件。郑州市最早在2003年购买了珠海泰坦档案管理软件；
158个县区级档案馆购置管理软件的有90个，其中，购买时间最早的是安阳市文峰区及滑县于2000年购置的益友档案管理软件。
县区级档案馆购买软件类型及数量如表2所示：
其中，焦作市9个县区统一使用自行开发的焦作市电子文件在线归档管理系统；
安阳市8个县区统一使用购置的益友档案管理软件；
南阳市13个县区、平顶山市6个县区、许昌市6个县区、漯河市3个县区统一使用购置的世纪科怡档案管理软件；
洛阳市11个县区统一使用购置的东方飞扬档案管理软件。
从档案管理软件购买和使用情况上看，由于没有统一的采购标准，18个地市级档案馆共采用了11个不同公司不同版本的档案管理软件，比较分散；
但如果从各地市分开来看，相对还是比较集中的。接近半数的地市都对本地区各级档案馆进行了统一部署，为下一步省、市、县三级档案馆联网打下了良好基础。
2.3 档案信息资源建设情况
2.3.1 目录数据库建设情况。全省18个地市级档案馆共有16个开始了案卷级目录数据库的建设，占89%，共完成文书目录数据785747条，未完成的有4201540条；
16个地市级档案馆开展了文件级目录数据库建设的工作，占89%，共完成目录数据6800508条，未完成的有3561789条；
11个地市级档案馆开展了专题档案目录数据库建设工作，占61%，共完成专题目录数据189606条，专题档案有三十余种。
158个县区级档案馆中，共有84个开始了案卷级目录数据库的建设，占53%，共完成目录数据数量为2065972条，数据所属档案门类大都为文书类型；
80个开展了文件级目录数据库建设的工作，占51%，共完成目录数据数量为4161668条，数据所属档案门类大都为文书类型；
44个开展了专题档案目录数据库建设工作，占28%，共完成目录数据数量1401670条，专题档案种类有婚姻、土地、知青、租契、山林承包、纪检案件、、人口普查等。
目录数据库结构表是建设目录数据库的基础，18个地市级档案馆中，有焦作市档案局、平顶山市档案局、南阳市档案局报送了详细的目录数据库结构表，占17%；
158个县区级档案馆中共有17个提供了详细的目录数据库结构表，占11%（其中，南阳市有8个，占47%）。
从调查结果可以看出，超过半数的县区级档案馆和大多数地市级档案馆都开展了案卷级和文件级目录数据库的建设工作，并已经完成了一定数量的案卷级和文件级目录数据的录入，为建立全省历史档案目录中心铺垫了基石。
2.3.2 档案全文数据库建设情况。档案信息的数字化是开展信息化建设的基础，也是建立全文数据库的基石。截至2010年底，全省共有17个地市级档案馆、96个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作，分别占总数的94.4%和61%。
此次调查，把档案数字化对象按其所属档案门类分为文书档案和专题档案两大部分，包含具体内容如表3、表4所示：
从表中可以看出，在已经开展全文数据库建设的17个地市级档案馆和96个县区级档案馆中，对文书档案，各类档案的数字化工作进展如下：有民国档案的地市级的有13个，占72.2%；
县区级共43个，占45%；
有革命历史档案的地市级的有13个，占72.2%，县区级共61个，占64%；
有“建国”后档案的地市级的有15个，占83.3%，县区级共77个，占80%。地市级档案馆有1个建立了婚姻档案全文数据库，占5%；
有5个建立知青档案全文数据库，占27.8%。96个县区级档案馆，在专题档案方面有婚姻档案的共44个，占46%；
有土地承包档案的共10个，占10%；
有山林承包档案的共5个，占5%；
有知青档案的共28个，占29%；
有劳模档案的共8个，占8%。
在全省已开展全文数据库建设的17个地市级档案馆中，民国档案已数字化共15163卷1877737页，待数字化共1228卷4400页；
革命历史档案已数字化共14082卷1442888页，待数字化共785卷1000多页；
“建国”后档案已数字化共37177卷3315663页，待数字化共380629卷。
在全省已开展全文数据库建设的96个县区级档案馆中，文书档案数字化进展情况如下：民国档案已数字化共6117卷355859页，待数字化共6944卷341747页；
革命历史档案已数字化共16587卷1267516页，待数字化共47114卷786097页；
“建国”后档案已数字化共344521卷8988377页，待数字化共1556955卷46509115页。
在档案数字化加工形式方面，全省18个省辖市和158个县区级档案馆中，共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工，分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%；
共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式，分别占66.7%和18%。
总体来说，在全文数据库建设方面，地市级档案馆几乎全部开展此项工作，县区级档案馆也有超过半数正在建设。
2.3.3 多媒体数据库建设。伴随社会信息媒体的多样化，档案也以各种载体形式表现出来，比较典型的有照片档案、声像档案等。截至2010年底，全省共15个地市级档案馆开展了此项工作，馆藏纸质照片档案已数字化77254张，待数字化110898张；
馆藏声像档案已数字化13449张光盘9324分钟，待数字化24245张光盘1800分钟；
105个县区级档案馆开始此项工作，馆藏纸质照片档案已数字化153909张，待数字化95424张；
馆藏声像档案已数字化127460分钟，待数字化81431分钟。
2.4 电子目录/档案接收管理情况。随着档案信息化建设的不断升级，利用计算机信息管理系统对电子档案接收、归档工作进行全面综合管理已经成为一种必然的趋势。
2.4.1 电子目录接收情况。全省18个省辖市中有8个地市级档案馆开展了电子目录接收工作，占44.4%；
158个县区级档案馆中，有63个开展了电子目录接收工作，占总数的40%。其中，5个地市级档案馆采用脱机拷贝的途径接收电子目录，1个采用网络接收电子目录，2个同时用两种方法接收电子目录；
49个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录，占78%，接收电子目录格式大多为 excel文件和word文件。
截至2010年底，8个地市级档案馆共接收电子目录数量为706998条；
63个县区级档案馆共接收电子目录数量为914641条，未接收电子目录数量共712816条。
仅有不到一半的档案馆开展了电子目录接收工作，而在开展工作的档案馆中，大部分采用脱机拷贝的途径接收电子目录，说明我们在这方面的软硬件条件还有待加强。
2.4.2 电子档案接收情况。全省18个地市级档案馆有8个开展了电子档案接收工作，占总数的44.4%。其中，5个地市采用脱机拷贝的途径接收电子目录，1个地市采用网络接收的方式，3个地市同时采用两种方式接收，接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件。
全省158个县区级档案馆共有30个开展了电子档案接收工作，占总数的19%。其中，28个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录，占93%，接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件。
截至2010年底，全省18个地市级档案馆共接收文书电子档案3319060份，照片电子档案373697张，录像电子档案2207分钟，录音电子档案340分钟；
158个县区级档案馆共接收文书电子档案455338份，照片电子档案97251张，录像电子档案111437分钟，录音电子档案4354分钟。
鉴于目前应用的电子文件标准和电子文件归档管理办法也不完善，给电子文件接收、归档工作带来了诸多困难，所以，开展这项工作的档案馆为数不多。
2.5 档案信息资源开发利用情况
2.5.1 档案网站建设情况。全省18个地市级档案馆中，有16个建立了网站，占88.9%，其中，自己有独立服务器的有10个，占建立网站总数的55.6%，租用服务器的有4个，占22.2%；
配备有专人管理的有8个，兼职人员的有8个，各占建立网站总数的50%；
158个县区级档案馆中共有81个建立了网站，占51%，其中，自己有独立服务器的有15个，占建立网站总数的19%；
配备有专人管理的有31个，占建立网站总数的38%。
在已建立的网站中，已开放档案目录共723534条、全文1142463页；
开放照片档案396543张；
公开现行文件目录93396条、全文403985页。
调查结果显示，有接近半数的县区级档案馆没有建立网站，究其原因有硬件设施不足、缺乏专业技术人员、无专项资金等，但最主要的还是认识不够。
2.5.2 档案著录。馆藏档案著录与著录人员培训情况如表5所示：
从表中可以看出，在18个地市级档案馆中，共有15个开展了各类文书档案著录工作，占83.3%；
共有8个开展了照片著录工作，占44.4%；
共有5个已经开展录音、录像档案著录工作，占27.8%；
共有9个档案馆的著录人员接受过著录专门培训，占50%；
共有7个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准，占38.9%。
全省158个县区级档案馆中，共有86个已经开展了各类文书档案著录工作，占总数的54%；
共有32个开展了照片著录工作，占总数的20%；
共有20个已经开展录音、录像档案著录工作，占总数的13%；
共有44个档案馆的著录人员接受过著录专门培训，占总数的28%；
共有37个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准，占23%。
为了档案资源更好地开发利用，同时，也为了档案资源更好地整合和管理，档案著录工作必不可少。将近半数的县区级档案馆没有开展档案著录工作，而开展档案著录工作的各级档案馆中，著录人员接受过专门培训、熟悉各种国家或行业标准的不足50%。
2.5.3 电子阅览室建设情况。全省18个地市级档案馆中，有4个建立了电子阅览室，占22.2%。4个电子阅览室都开放档案目录和开放档案全文，2个开放照片档案、开放录音录像档案，1个开放其他档案资源。
全省158个县区级档案馆，有12个已建成电子阅览室并开始运转，占总数的8%。其中，郑州市有5个县区级档案馆建成并运转。在所建成的电子阅览室中，提供的信息资源类别大都包含开放档案目录和开放档案全文，少数包含开放照片档案、开放录音录像档案和电子书、杂志、报纸。
2.5.4 数字档案馆项目规划与建设。数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
截至2010年底，全省18个地市级档案馆中，有11个地市级档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划，占总数的61.1%；
共有2个把数字档案馆列入当地信息化规划，占总数的11.1%。在数字档案馆项目立项方面，共有7个地市级档案馆被当地政府批准获准立项，占38.9%；
共有4个正在申请立项，占22.2%。
全省158个县区级档案馆中，有88个把数字档案馆列入局馆工作计划，占总数的56%；
共有22个把数字档案馆列入当地信息化规划，占总数的14%。在数字档案馆项目立项方面，共有9个县区级档案馆被当地政府批准获准立项，占6%；
共有41个正在申请立项，占26%。
数字档案馆项目获批资金和资金到位情况如表6所示：
其中，郑州市中牟县档案局、郑州市金水区档案局、商丘市永城市档案局获批资金100万元以下，且基本到位；
郑州市中原区档案局、郑州市登封档案局、新乡市辉县档案局、洛阳市龙安区档案局、周口市郸城县档案局、商丘市睢阳区档案局获批资金100万元以下，且部分到位；
洛阳市洛龙区档案局获批资金100万～200万元，且部分到位。
有超过一半的档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划，但只有极少数档案馆把数字档案馆列入当地信息化规划，这说明档案馆本身对数字档案馆的建设还是很重视的，但是，缺乏地方政府对档案馆的支持，特别是缺乏财政资金的支持，这也是制约档案馆信息化建设的一个瓶颈。
2.6 档案信息安全与保障情况。“三个体系”建设中，档案资源体系建设是基础、是根本、是最主要的；
档案利用体系建设是目的、是意义所在、是衡量档案工作成效的标准；
档案安全体系建设是保证、是为前两者服务的。安全虽不能保证资源建设和利用体系一定能做好，但“不安全完全可能毁掉资源建设和利用体系的成果”。
2.6.1 软硬件安全设备。全省共有9个地市级档案馆和17个县区级档案馆在局域网内布置了防火墙，分别占总数的50%和11%；
有9个地市级档案馆和52个县区级档案馆购买了正版杀毒软件，分别占50%和33%；
84个县区级档案馆在档案信息安全保障方面无任何软硬件设施，占据总数的53%。
2.6.2 档案信息安全。档案信息安全情况如表7、表8所示：
从调查结果可以看出，无论是软硬件设备还是保障制度及安全措施的建立，各级档案馆都有相当一部分为空白，说明这些档案馆还没有充分理解档案安全体系建设的重要性，没有意识到安全隐患的存在，可能导致资源建设和利用体系的瘫痪。
2.6.3 备份情况。全省共有13个地市级档案馆和70个县区级档案馆制定了电子档案与数据备份制度，分别占总数的72.2%和44%。
其中，地市级档案馆有2个单独采用光盘离线备份，占11.1%；
有2个单独采用移动硬盘离线备份，占11.1%；
有8个同时采用光盘离线备份和移动硬盘离线备份，占44.4%；
有1个同时采用光盘离线备份和磁盘离线备份，占5.6%；
有1个同时采用光盘离线备份、磁盘离线备份和移动硬盘离线备份，占5.6%。
2.7 馆藏统计情况。截至2010年底，全省档案馆馆藏总数见下表：
表9：县区级档案馆馆藏统计表民国档案 革命历史档案 现行文书档案 科技档案 照片档案 录像档案 录音档案
32249卷 58406卷 5649934卷 127163件 14826卷 48350卷 199471分钟 156302分钟
表10：市级档案馆馆藏统计表
民国档案 革命历史档案 现行文书档案 科技档案 照片档案 录像档案 录音档案
102535卷 1489件 93129卷 1137241卷 18794卷 528506卷卷 68盘 58444分钟 74盘 39600分钟
从馆藏统计结果（表9、表10）来看，在馆藏结构上，各级档案馆都存在着文书档案多、科技及多媒体档案少的问题。究其原因，与我们的计划经济时代有着密切的关系，但随着经济社会的发展，在以后的工作中，要加强对科技档案及多媒体档案的收集工作，不断丰富和改善馆藏结构，更好地服务于中原经济区的建设。
3 关于我省档案信息化建设的建议
根据我们设计的调研项目，对档案馆的硬件基础设施建设、档案馆的软件使用、档案信息化资源建设、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障等情况及存在问题，进行了定量与定性的分析，找出了问题存在的部分原因及今后的努力方向，为使我省各级档案馆档案信息化建设（或叫“数字档案馆建设”亦可）可持续发展、和谐发展、稳健发展和安全发展，特提出如下建议。
一是积极与省财政主管部门、省信息主管部门联系，争取把档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划之中，以项目获取信息化建设项目专项资金的支持，来推动全省档案信息化建设的可持续发展。
二是档案信息化建设要坚持少花钱多办事的原则。档案信息化建设是一项烧钱的系统工程，不可一蹴而就。因此，档案信息化建设要从我省实际出发，以较少的经费投入、低成本的运作求较大的产出，用技术做支撑，向管理要效率；
以花钱少、效益好来搭建运转自如的档案馆计算机网络系统，实现档案信息化建设的目标。
三是要把计算机专业技术人才的培养、培训工作提上日程。在目前全省大部分档案馆设备设施落后，不具备全面开展档案信息化建设的条件下，先对计算机人员进行档案信息化专业知识的学习培训，我们认为是可行的，也是能够做到的。
【关键词】信息技术；
电子政务；
数字档案馆；
问题；
对策
当今时代是一个信息技术高速发展的时代，各类信息资源的利用与开发，是衡量一个国家经济发展水平以及综合国力大小的重要标志之一。信息资源的数字化程度不仅关乎到我国信息水平高低，而且也对人们获取各类所需信息的速度产生着重要影响。而建设数字档案馆正是实现档案管理工作信息化的重要途径，是提高档案信息服务水平的必由之路，对促进档案事业的创新发展具有非常深远的历史意义和非常重要的现实意义。
一、数字档案馆建设过程中存在的问题
目前我国数字档案馆在建设过程中存在的问题主要表现在以下几个方面：首先，缺少顶层设计。即在国家层面对数字档案馆的建设工作缺乏统筹规划，都是各个地区自行探索建设，由此造成各个地区都有着各自不同的规范与标准。比如青岛模式、杭州模式、深圳模式等等。其次，相关法律法规不健全。我国目前有关档案管理的法律法规主要有《档案法》，但是专门针对数字档案馆的相关法律法规还没有制定出来。再次，缺乏建设资金。要想建设数字档案馆，就必定需要投入大量的资源，尤其是建设资金，然而除了经济发达地区有充足的财力来建设数字档案馆，欠发达地区要想建设数字档案馆就面临着资金缺乏的困局。最后，缺乏技术支持。数字档案馆的建设需要许多先进技术的支持，需要攻克稻萃诰蚣际酢⒑A渴据储存技术、智能检索技术等多项关键技术，这就导致许多地方由于缺乏必要的技术支持而无法实现数字档案馆建设。
二、加强数字档案馆建设的可行对策
（一）加强顶层设计。所谓顶层设计是指运用系统论的方法，从全局的角度，对某项任务或者某个项目的各方面、各层次、各要素统筹规划，以集中有效资源，高效快捷地实现目标。西方发达国家在建设数字档案馆的时候，一开始就进行了顶层设计，比如澳大利亚的VERS项目、英国的NDAD项目、美国的ERA项目，这些项目都被纳入了政府的财政预算中，并由国家档案局先进行试点，取得成功经验后，再制定相关的规范与标注，然后将成果向下推广。因此我国数字档案馆的建设也应当改变过去“自下而上”这种建设模式，对数字档案馆建设进行统一规划，按规划有序进行，这是促进数字档案馆建设最为关键的一步。一方面，应当将数字档案馆建设纳入国家规划中，从国家层面加强顶层设计，自上而下推进各个地区的数字档案馆建设工作。一方面，各个地区也应当对当地数字档案馆相关标准以及管理制度进行调整，使其与国家标准统一。
（二）健全法律法规。我国当前与档案工作相关的法律法规许多内容其实并不适用于数字档案馆的档案管理工作，因此必须健全档案相关法律法规，并出台专门针对数字档案馆建设的法律法规，使数字档案馆的建设工作能够做到有法可依、有制可循。数字档案馆内的档案文件毕竟是以数字化的形态存在的，因此它在为广大用户提供更加方便、更加快捷的信息服务的同时，必然也存在着可能泄密的情况。在实际工作中，由于档案泄密而引发的纠纷甚至是刑事案件可以说是屡见不鲜。比如数字档案馆运行过程中档案文件的公布权、文件内容所涉及到的隐私权、利用者的信息权等等，都需要有相应的法律法规来予以保障，来追究档案信息泄密行为。关于这点其实我们也可以借鉴国外已经取得的成熟经验，在结合自身实际情况的基础上设计出一套全新的健全完善的档案法律法规体系。
（三）多途径筹措资金。首先，国家应当对数字档案馆建设加大财政投入，尤其是经济欠发达地区，更需要给予一定的优惠政策。其次，针对资金不足问题，各个地区应当将数字档案馆建设纳入地方财政规划，逐步筹措资金，分期开展建设。比如新干县为适应信息社会发展要求，促进档案事业科学发展，更好地为经济社会发展服务，依据国家档案局《数字档案馆建设指南》精神，计划用3年（2015年至2017年）时间，分三期建成包括档案全文数据库、电子文件归档系统、软硬件系统和网络平台以及安全体系建设在内的数字档案馆，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。最后，拓展思想，可以考虑让民间资本（比如各种基金、个人、企业）介入到数字档案馆建设中，弥补建设资金的不足。
（四）加大技术支持。技术问题是制约数字档案馆建设又一重要影响因素，因此在技术条件上，要加大对数字档案馆相关技术的研究与开发，并积极学习和引入国外先进技术。此外，还可以通过业务外包、技术外购、学术支持等多种形式保障数字档案馆的建设进程。其中业务外包是指可以将数字化扫描等工作外包给专业的公司来加工，这样可以有效降低自身运营成本；
技术外购是指直接购买数字档案管理软件，学术支持是指可以寻求有数字档案馆技术研发力量的企业、高校的合作与支持，这些都是促进数字档案馆建设工作的可行路径之一。
三、结语
文章深入分析了数字档案馆建设过程中存在的问题，然后在此基础上从加强顶层设计、健全法律法规、多途径筹措资金、加大技术支持4个方面提出了加强数字档案馆建设的可行对策，希望能借此促进我国数字档案馆建设向着科学正确道路发展提供一定助益。
【参考文献】
[1]张宁.基于国外最佳实践对我国数字档案馆建设的几点思考[J].档案学通讯，2010（04）：49-53.